Dans le processus de recrutement, il n’est pas rare qu’un employeur soit amené à refuser des candidatures. Pour préserver l’image de l’entreprise et respecter le temps et les efforts investis par les candidats, il est essentiel de savoir rédiger une lettre de refus de candidature bien formulée et empreinte de politesse. Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger ce type de lettre.
Structure d’une lettre de refus de candidature
Une lettre de refus de candidature doit être claire, concise et respectueuse. Il est recommandé de suivre une structure simple et précise pour faciliter la compréhension du message et montrer un certain niveau de professionnalisme.
Entête de la lettre
Commencez par indiquer vos coordonnées professionnelles (nom, prénom, fonction, entreprise) en haut à gauche, puis les coordonnées du candidat (nom, prénom, adresse) en dessous. N’oubliez pas d’inclure la date et le lieu où la lettre est rédigée.
Objet de la lettre
Il est indispensable d’inclure un objet précis et concis pour permettre au candidat de comprendre rapidement le contenu de la lettre. Par exemple : « Réponse à votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] ».
Corps de la lettre
Le corps de la lettre doit contenir trois parties principales :
- La référence à la candidature du postulant
- Le refus de la candidature avec une explication courte et diplomatique
- Les remerciements et encouragements pour l’avenir
Formuler le refus de candidature
Il est essentiel de choisir ses mots avec soin lorsqu’il s’agit de refuser une candidature. Exprimez-vous poliment et avec empathie, en gardant à l’esprit que le candidat a investi du temps et des efforts dans sa recherche d’emploi. Il est préférable de délivrer un message neutre et factuel, sans entrer dans les détails ou donner trop d’informations sur les critères de sélection.
Par exemple, vous pouvez écrire : « Après examen attentif de votre dossier, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas donner suite à votre candidature. » Ou encore : « Malgré l’intérêt présenté par votre profil, nous avons choisi de poursuivre notre processus de recrutement avec d’autres candidats dont le profil correspond davantage à nos besoins actuels. »
Remercier et encourager le candidat
Même si vous refusez la candidature, il est important de remercier le postulant pour l’intérêt porté à l’entreprise et le temps consacré à sa démarche. Cela permet de préserver une image positive de votre entreprise et de montrer du respect envers le candidat.
Vous pouvez par exemple écrire : « Nous tenons toutefois à vous remercier pour l’intérêt que vous avez manifesté envers notre entreprise et le poste proposé. Nous avons apprécié votre démarche et la qualité de votre dossier. »
N’hésitez pas également à encourager le postulant dans ses recherches futures : « Nous sommes convaincus que vous saurez rapidement trouver une opportunité correspondant à vos compétences et à vos aspirations professionnelles. Nous vous souhaitons bonne chance dans la poursuite de votre carrière. » Si vous pensez que le profil du candidat pourrait correspondre à d’autres postes au sein de votre entreprise, vous pouvez également lui proposer de conserver son dossier en vue de futurs recrutements.
Exemple de lettre type de refus de candidature
[Vos coordonnées] [Nom Prénom du candidat] [Adresse postale] [Lieu], le [date] Objet : Réponse à votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] Madame, Monsieur, Nous accusons réception de votre candidature pour le poste de [intitulé du poste] au sein de notre entreprise, et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre société. Après avoir étudié attentivement votre dossier, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas donner suite à votre candidature. Cette décision a été prise après une analyse approfondie des différents profils reçus, en fonction des besoins spécifiques du poste à pourvoir. Nous tenons toutefois à vous remercier pour le temps consacré à votre démarche et l'attention que vous avez portée à notre entreprise. Nous avons apprécié votre motivation et la qualité de votre dossier. Nous sommes convaincus que vous saurez rapidement trouver une opportunité correspondant à vos compétences et à vos aspirations professionnelles. Nous vous souhaitons bonne chance dans la poursuite de votre carrière. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées. [Votre signature] [Votre nom et prénom] [Fonction au sein de l'entreprise]